Ausgangslage
Die Herausforderung
Die Bauordnung Osnabrück stand vor einem Problem, das viele Kommunen kennen: Ein über 170 Jahre gewachsenes Bauaktenarchiv mit rund 250.000 Dokumenten wurde digitalisiert – damit waren die Akten zwar digital verfügbar, inhaltlich aber kaum erschlossen. Das Archiv folgte weiter der Logik des physischen Bestands: generische PDF-Namen, gebündelte Scans und falsch abgelegte Unterlagen blieben auch digital schwer auffindbar. Auswertungen über den Gesamtbestand – etwa zu Wohneinheiten oder baurechtlichen Ausnahmen – waren kaum möglich.
Gründerstimme
„Wer ein Dokument suchte, musste dutzende Dateien öffnen, Seiten durchblättern und sich durch Akten klicken."
— Stavros Kyriakidis
Umsetzung
Die Lösung
Alysda ist auf Verwaltungsakten spezialisiert und erschließt digitale Akten nicht nur als Dateien, sondern strukturiert deren Inhalte. Im Projekt mit der Bauordnung Osnabrück wurden die Bauakten automatisiert analysiert und zentrale Informationen in eine durchsuchbare Datenbank überführt: Aktenzeichen, Antragsteller, Adressen, Gemarkungen, Flurstücke, Bauvorhaben, Wohneinheiten sowie baurechtliche Sachverhalte wie Sondergenehmigungen oder Ausnahmen. Zusätzlich wurden generische PDF-Namen durch aussagekräftige Dateinamen mit Aktenzeichen und Sachverhalt ersetzt; die Ergebnisse wurden ins Fachverfahren integriert.
Gründerstimme
„Aus gescannten Dokumenten wurden nutzbare Verwaltungsdaten – auffindbar, filterbar und auswertbar."
— Stavros Kyriakidis
Ergebnis
IMPACT
analysierte Bauakten-Dokumente
Jahre Archivbestand erstmals auswertbar
statt Stunden bei bestandsweiten Auswertungen
Vorher
Suchen, Öffnen, Durchblättern; generische PDF-Namen, gebündelte Scans.
Nachher
Gezielt auffindbare Akten, filter- und auswertbare Inhalte über den Gesamtbestand, aussagekräftige Dateinamen, Integration ins Fachverfahren.
„Fragen wie ‚Wie viele Wohneinheiten sind in den letzten zehn Jahren in einem bestimmten Stadtteil entstanden?‘ waren zuvor kaum mit vertretbarem Aufwand zu beantworten. Heute lassen sie sich innerhalb weniger Sekunden über den gesamten Aktenbestand auswerten."
Die Bauordnung Osnabrück gehört damit zu den ersten Bauordnungen in Deutschland mit einem ganzheitlichen, auswertbaren Überblick über ihren historischen Aktenbestand.
CTH-Beitrag
DER CTH-FAKTOR
- •Mit dem CTH entsteht die Lösung nicht im Silo, sondern partnerschaftlich – Verwaltungsexpertise und technische Entwicklung Hand in Hand
- •Der CTH schafft Nähe zum realen Arbeitsalltag und zu tatsächlichen Problemen
Tipp vom Gründer
Sein Rat aus der Zusammenarbeit mit der Bauordnung Osnabrück:
„Echter Mehrwert entsteht dort, wo Verwaltungsexpertise und technische Entwicklung partnerschaftlich zusammenarbeiten: nah am realen Arbeitsalltag, nah an den tatsächlichen Akten und nah an den Fragen, die Mitarbeitende täglich beantworten müssen."